Serwis pomp ciepła

Temat serwisu poruszałem już na blogu kilka razy. Nie ma sensu ponownie analizować jego potrzeby i celowości.
W związku z RODO, nasi klienci pod koniec maja, otrzymali od nas drogą mailową prośbę o wyrażenie zgody na przetwarzane danych osobowych, potrzebną dla dokumentowania obsługi serwisowej ich urządzeń. Dzisiaj więc kilka słów o stronie formalnej serwisu.

O urządzenia grzewcze, takie jak pompy ciepła czy inne instalacje trzeba dbać. A nawet jeśli nie dbamy o nie lub uważamy, że nie ma takiej potrzeby, to wcześniej czy później, będą one wymagały interwencji serwisowych. Urządzenia nie są wieczne ani bezawaryjne. Pompy ciepła też nie są wolne od tej przypadłości. Ponadto przepisy F-gazowe narzuciły w ostatnich latach na część użytkowników, obowiązek przeprowadzania kontroli szczelności i jej dokumentowania. Temat serwisu pomp ciepła i jego ciągłości jest więc równie ważny, jak temat właściwego doboru, montażu i uruchomienia.
 
Co roku wykonujemy nowe instalacje pomp ciepła i przybywa urządzeń, które obsługujemy serwisowo. Zarówno tych montowanych przez nas, jak i urządzeń montowanych przez firmy trzecie. By zapanować nad tą częścią naszej działaności, od początku działalności i pierwszych montaży urządzeń HVAC, prowadzimy bazę serwisową, w której dokumentujemy wszystkie czynności serwisowe jakie realizujemy u naszych klientów.
 
Samą bazę opisywałem już w 2011 roku. Było w niej wówczas ok. 1600 urządzeń.
Dzisiaj, po prawie 25 latach działalności ta liczba przekroczyła 3000. Oczywiście część urządzeń jest tzw. martwych, czyli takich, których życie techniczne dobiegło końca lub była wykonana jakaś pojedyncza interwencja serwisowa i słuch o urządzeniu zaginął.
Tym nie mniej mamy takie informacje odnotowane.
Początkowo, tak jak to opisywałem w podlinkowanym wpisie, baza była dostępna tylko lokalnie. Od kilku miesięcy przeszliśmy na wersję webową, do której dostęp online maja nasi klienci.
 
Podstawowe czynności serwisowe zamieszczone w bazie to:
Planowy przegląd i konserwacja urządzeń
Naprawa gwarancyjna lub pogwarancyjna
Kontrola szczelności
Konsultacja telefoniczna (ta interwencja serwisowa pojawiła się w br)
 
Każde urządzenie w naszej bazie ma swój unikalny numer ID.
Podstawowe informacje o urządzeniu to jego typ, nazwa, marka, producent, numer seryjny, podstawowe parametry techniczne, daty rozpoczęcia i zakończenia gwarancji oraz klient, do którego urządzenie jest przypisane.
Wszystkie interwencje serwisowe wykonywane z urządzeniem, począwszy od jego pierwszego uruchomienia, idąc przez przeglądy, naprawy, kontrole szczelności, a na demontażu i likwidacji kończąc, są udokumentowane. Każda interwencja opatrzona jest datą, opisem zgłoszenia, opisem wykonywanych czynności serwisowych, ich kosztem, oraz zaleceniami co do dalszej eksploatacji lub naprawy.
Z interwencji serwisowych sporządzany jest protokół serwisowy, generowany w formie pliku pdf, który drogą mailową trafia do klienta.
Poniżej przykład takiego fikcyjnego raportu serwisowego z kontroli szczelności pompy ciepła.
 
 
W lewym dolnym rogu protokołu, znajduje się generowany indywidualnie link "zaloguj się do swojego profilu". Po jego kliknięciu, klient zostaje przeniesiony do panelu użytkownika naszej bazy serwisowej, gdzie zobaczy listę zamontowanych u niego urządzeń, w tym swoją pompę ciepła.
 
 
Po wybraniu urządzenia z listy otrzymujemy podstawowe informacje o urządzeniu oraz przypisane mu interwencje serwisowe, z ich krótkim opisem.
 
 
Z każdej interwencji możemy wygenerować plik pdf z raportem serwisowym. Jest to szczególnie istotne w przypadku okresowych kontroli szczelności urządzeń zarejestrowanych w CRO. Pompy ciepła, których ekwiwalent CO2 czynnika chłodniczego przekracza 5 ton, wymagają okresowych kontroli szczelności i ich udokumentowania.
 
Jeszcze w ub roku realizacja wpisów była dość kłopotliwa. Wpisów na koncie danego klienta/operatora, mógł dokonywać tylko serwisant z odpowiednimi uprawnieniami F-gaz. Klient podczas przeglądu logował się na swoim komputerze do systemu CRO, a nasz serwisant realizował wpis do karty urządzenia. Tyle teorii, bo nie zawsze klient podczas przeglądu jest na obiekcie i nie każdy klient ma ochotę, by ktoś klepał w klawisze na jego prywatnym komputerze.
Aktualnie klient może sam zrealizować wpis na podstawie naszego protokołu z kontroli szczelności, w którym podane są dodatkowo dane osobowe uprawnionego serwisanta, a wraz z nimi jego nr uprawnień F-gazowych.
W bazie serwisowej, z lewej strony na panelu urządzenie, znajduje się przycisk Zgłoszenie serwisowe . Użytkownik pompy ciepła, poprzez jego kliknięcie może zgłosić przegląd, awarię lub naprawę. Po kliknięciu wyślij klient otrzymuje informację, że zgłoszenie zostało wysłane, a w naszej skrzynce mailowej ląduje mail ze stosowną informacją.
 
 
 
 
 
 
W kwestii formalnej – nasza firma jak i pracownicy serwisujący pompy ciepła lub inne urządzenia grzewcze, wentylacyjne i klimatyzacyjne posiadają wszystkie wymagane uprawnienia. Zarówno te wymagane prawem (gazowe, elektryczne, UDT czy F-gazy) jak i autoryzacje producentów, których urządzenia serwisujemy.
 
Wracając do prośby o zgodę na przetwarzanie danych. Po co ta zgoda?
Europejskie rozporządzenie o ochronie danych osobowych 2016/679 z dn. 27 kwietnia 2016r, zwane w skrócie RODO, które weszło w życie 25-go maja br, nałożyło na podmioty przetwarzające dane osobowe szereg obowiązków, w tym obowiązek informacyjny oraz wymóg legalnego przetwarzania danych osobowych.
Dane osobowe, to wszystkie dane, które pozwalają zidentyfikować klienta, a ich przetwarzanie to bardzo szeroki zakres czynności, między innymi takich, jak zbieranie, przechowywanie, przeglądanie, archiwizowanie itp.
Nie da się prowadzić obsługi serwisowej pomp ciepła bez przetwarzania danych osobowych klientów, u których te pompy są zamontowane.Trudno wysyłać serwisanta do klienta o pseudonimie J-23 i kazać zamykać oczy przed tabliczką na drzwiach lub zakładać mu kaptur na głowę, zaprowadzać do kotłowni, ściągać kaptur i pozwalać wykonać czynności serwisowe przy pompie ciepła.
Byśmy mogli legalnie przetwarzać dane musi istnieć podstawa prawna.Taką podstawą prawną jest np. zawarta umowa o wykonanie usług lub udzielona zgoda.
 
Żywotność zamontowanych urządzeń i instalacji jest znacznie dłuższa niż okres wykonania umowy (gwarancja, przepisy księgowe). Tym niemniej, wymagają one obsługi technicznej przez cały okres swojego życia technicznego. Dzięki dokumentowaniu w naszej bazie serwisowej wszystkiego, co działo się z pompą ciepła od jej zamontowania do śmieci technicznej, jesteśmy w stanie lepiej diagnozować możliwe awarie i szybciej przeprowadzać naprawy.
Dlatego też prosimy naszych klientów o udzielenie dodatkowej zgody na przetwarzanie danych osobowych w okresie dłuższym niż wynika to z umowy, tj. w okresie 15 lat.Tak udzieloną zgodę w każdej chwili mogą wycofać (wraz z wszystkimi prawami wynikającymi z RODO).
Tyle o obsłudze serwisowej pomp ciepła, którą prowadzimy.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.